Logo

Tietosuojaseloste: Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n jäsenrekisteri

1. Johdanto

Suomen sairaanhoitajaliitto ry on rekisteröity yhdistys, jonka toiminnassa on sovellettava yhdistyslakia (yhdistyslaki 1989/503). Yhdistyslain §11 mukaan yhdistyksen jäsenistä on hallituksen pidettävä luetteloa. Luetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n säännöissä ei ole mainintaa jäsenluettelon pitämisestä, mutta jäsenrekisteriä pidetään yhdistyslain vaatimusten mukaan. Tehy vastaa yhteistyöjärjestöjen toimivasta jäsenrekisteristä ja ylläpitää yhteistyöjäsenten jäsentietoja. Edellä mainittujen tietojen lisäksi Suomen sairaanhoitajaliitto ry kerää toimintansa toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja rekisteriin.

Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n sääntöjen §8 mukaan liiton jäseniksi pääsevät rekisteröidyt alueyhdistykset ja liitännäisjäsenet, joiden säännöt valtuusto on hyväksynyt ja jotka sitoutuvat noudattamaan liiton sääntöjä ja toimielinten päätöksiä. Alueyhdistysten jäsenten on oltava sairaanhoitajan, terveydenhoitajan, kätilön tai ensihoitajan (AMK) tutkinnon suorittaneita henkilöitä. Alueyhdistyksen opiskelijajäseniksi voivat päästä sairaanhoitajiksi, terveydenhoitajiksi, kätilöiksi tai ensihoitajaksi (AMK) opiskelevat. Lisäksi liiton liitännäisjäseniksi pääsevät sellaiset rekisteröidyt yhdistykset, joiden jäsenistä enemmistön on oltava sairaanhoitajan, terveydenhoitajan, kätilön tai ensihoitajan (AMK) tutkinnon suorittaneita tai näihin tutkintoihin opiskelevia henkilöitä.

Suomen sairaanhoitajaliitto ry käsittelee henkilötietoja huolellisesti ja noudattaa niiden käsittelyssä tietosuojalainsäädäntöä ja tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä perusperiaatteita sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan aina seuraavia periaatteita:

  • henkilötiedot on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn henkilön kannalta läpinäkyvästi
  • henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla
  • henkilötietojen on oltava asianmukaisia, olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään
  • henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja ajan tasalla. Kaikki käsittelyn tarkoituksiin nähden havaitut epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan
  • henkilötiedot on säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten
  • henkilötietoja on käsiteltävä tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia.

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa

2. Henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen keräämisen tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen kerääminen ja käsittely perustuu lakiin, sopimukseen, oikeutettuun etuun tai henkilön antamaan suostumukseen.

Suomen sairaanhoitajaliitto ry kerää liiton toiminnan kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät liiton sääntömääräiseen tarkoitukseen ja tehtäviin (Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n säännöt §2 ja §3). Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n tarkoituksena on edistää hoitotyön palveluja yhteistyössä väestön kanssa, lisätä sairaanhoitajan, terveydenhoitajan, kätilön ja ensihoitajan (AMK) asiantuntemusta ja ammatillista hyvinvointia, valvoa ja kehittää hoitotyön professiota ja sen asemaa sekä valvoa itsenäisten ammatinharjoittajien ja yrittäjien asemaa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi liitto järjestää ja tukee opinto- ja koulutustoimintaa, alan tutkimustoimintaa, harjoittaa julkaisu- ja tiedotustoimintaa, tekee esityksiä ja aloitteita sekä antaa lausuntoja ja palkkiosuosituksia, ylläpitää yhteyksiä koti- ja ulkomaisiin järjestöihin sekä osallistuu alan kansainväliseen toimintaan ja ohjaa ja tukee alueyhdistysten toimintaa.

Kerättävät henkilötiedot

Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n jäsenrekisteri sisältävää henkilötietoja Suomen Sairaanhoitajaliitto ry:n jäsenistä.

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia henkilöä tai hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi. Jotta tietoa voidaan pitää lain tarkoittamana henkilötietona, tiedon tulee olla tallennettu käsin, koneellisesti tai sähköisesti. Siten mm. työnantajan käsin tekemät muistiinpanot esimerkiksi työhaastattelussa, tietokoneen muistiin tallennetut tiedot, kulunvalvontalaitteen rekisteriin tallentuvat tiedot ja puhelimen käytöstä syntyvät tiedot katsotaan henkilötiedoiksi. Näin ollen yksinomaan suullinen tieto ei ole henkilötieto, jollei se perustu rekisteriin tallennettuun tai rekisteristä luovutettuun tietoon.

Kerättäviä tietoja ovat mm:

  • Henkilön yksilöintiin ja tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten nimi ja henkilötunnus
  • Yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Henkilöstöhallinnon ja -etuuksien hoitoon liittyvät tiedot
  • Lainsäädäntövelvoitteiden täyttämisen edellyttämät tiedot
  • IT-palveluiden ja -järjestelmien käyttötiedot
  • Valvonta- ja hallintajärjestelmien keräämät tiedot

Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot kerätään ensi sijaisesti jäseneltä itseltään joko suullisesti tai kirjallisesti. Tiedot voivat olla Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n keräämiä tai sen toimeksiannosta kerättyjä tietoja. Yhdistysten henkilöjäsenten tietoja ylläpidetään siten, että viimeisin tieto on kaikkien rekistereiden käytettävissä. Jäsentietoja käsitellään Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n tai Tehyn toimesta.

Jäsenten henkilötietoja päivitetään ulkopuolisista järjestelmistä sopimusten perusteella.

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tietosuojaperiaatteita noudatetaan kaikissa henkilötietojen käsittelyvaiheissa.

Tietoja käsitellään vain niiden henkilöiden toimesta, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn. Käsittelyoikeus voi syntyä työsuhteen tai luottamustehtävän perusteella. Henkilötietoja käsittelevien tietoturvatietoisuus ja osaaminen varmistetaan säännöllisellä koulutuksella ja ajantasaisilla ohjeilla.

Henkilötietoja käsitellään useissa eri tietojärjestelmissä, jotka ovat joko Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n omassa hallinnassa tai sen kumppaneiden hallinnoimia. Liitolla on kumppaneidensa kanssa voimassa olevat tietoturva-asetuksen mukaiset sopimukset.

Sopimusten mukaisesti henkilötietojen käsittelijöiltä on varmistettu, että niiden suorittama henkilötietojen käsittely täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Suomen sairaanhoitajaliitto ry on toteuttanut ja varmistanut tietosuojaperiaatteiden täytäntöönpanoa varten asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä tarkoitetaan suojatoimenpiteitä kuten esimerkiksi henkilöstön koulutusta, henkilöstölle annettuja ohjeita ja määräyksiä, salassapitositoumuksia, tilavalvontaa ja tietojärjestelmien tietoturvamenettelyjä.

Henkilötietojen luovutus

Osa Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n henkilötietojen käsittelystä toteutetaan kolmannen osapuolen toimesta liiton toimeksiannosta. Nämä kumppanit noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Kumppaneiden kanssa on kirjallinen sopimus, jossa on määritelty henkilötietojen käsittelyn kohde, tarkoitus ja kesto sekä sovittu käsiteltävät henkilötiedot.

Suomen sairaanhoitajaliitto ry ei myy eikä lähtökohtaisesti luovuta jäsentietoja. Poikkeuksena
luovutukselle ovat:

  • yhteistyöjärjestöjen jäsentietojen ylläpitoon tai laskutukseen liittyvä luovutus
  • vakuutusyhtiölle, vakuutusturvan saamiseksi tehtävä luovutus
  • tutkimuskäyttöön kun kyseessä on tutkimus, jossa Suomen sairaanhoitajaliitto ry on
    osallisena ja siitä on erikseen päätetty
  • Toimihenkilöarkisto
  • Verottaja
  • Väestörekisteri

Suomen sairaanhoitajaliitto ry ei siirrä henkilötietoja EU ja ETA -alueiden ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojen säilytysajat perustuvat lakiin ja Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n päätöksiin. Tietosuojaperiaatteiden mukaisesti emme säilytä jäsenistä vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja.

3. Rekisteröidyn oikeudet

Henkilötiedot

Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista. Pyynnön
esittämiselle ei ole säädetty määrämuotoa. Jäsenyys tarkistetaan pyynnön yhteydessä.
Tiedot toimitetaan pääsääntöisesti yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa.

Tietosuoja-asetuksen mukainen reagointiaika on yksi kuukausi. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Tietojen oikaisu ja unohdetuksi tuleminen

Rekisteröidyllä on oikeus tietyin poikkeuksin tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen sekä niin kutsuttu oikeus tulla unohdetuksi.

Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus, johon käsittely on perustunut. Mikäli henkilötietojen käsittelylle ja säilyttämiselle on laillinen peruste, Suomen sairaanhoitajaliitto ry huolehtii tietojen poistamisesta säilytysajan päätyttyä.

Henkilötietojen siirtäminen

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa. Oikeus edellyttää, että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tehdään automatisoidusti.

Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen

Henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella voidaan vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa tähän merkittävästi vastaavalla tavalla.

Ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Suomen sairaanhoitajaliitto ry:llä on velvollisuus ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa. Oikeus astuu voimaan, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille, esimerkiksi identiteetinvarkauksien, maksuvälinepetosten tai muun rikollisen toiminnan muodossa.

Mihin voit ottaa yhteyttä?

Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja pyynnöt esitetään ensisijaisesti rekisterinpitäjälle osoitteessa: verkkopalvelut@sairaanhoitajat.fi

4. Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n käyttämät evästeet

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta ymmärrämme paremmin millaisesta sisällöstä sivustomme kävijät ovat kiinnostuneita. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat eri selaimet. Evästeet eivät liiku verkossa itsekseen, vaan ne asetetaan käyttäjän päätelaitteelle ainoastaan käyttäjän kutsuman sivuston mukana. Vain evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä. Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eikä evästeitä voi käyttää ohjelmien käyttämiseen tai haittaohjelmien levittämiseen.

Javascriptin ja palvelinlokien avulla voimme kerätä tietoja siitä, miten ja milloin palvelujamme käytetään: esimerkiksi miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt palveluun, milloin ja mitä www-sivujamme käyttäjä on selannut, mitä selainta käyttäjä käyttää, mikä on käyttäjän näytön tarkkuus, laitteen käyttöjärjestelmä ja sen versio sekä IP-osoite.

Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden käytön tarkoituksena on analysoida ja kehittää palvelujamme edelleen käyttäjiä paremmin palveleviksi. Tekniikat muun muassa mahdollistavat sen, että käyttäjän ei halutessaan tarvitse syöttää käyttäjätunnuksia, salasanoja ja personointivalintoja joka kerta uudelleen.

Hyödynnämme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita palveluidemme kävijämäärien tilastollisessa seurannassa sekä mitataksemme mainonnan tehoa. Voimme kerätä esimerkiksi tietoa markkinointisähköposteista ja uutiskirjeistä selvittääksemme, onko viestit avattu ja onko niiden perusteella tehty toimenpiteitä. Sivustojemme käytettävyyden parantamiseksi voimme tehdä lyhytkestoisia tutkimuksia, joissa voimme tallentaa myös tiedon käyttäjän hiiren liikkeestä ja klikeistä tietyllä sivulla.

Käytämme sekä istuntokohtaisia evästeitä, jotka säilyvät vain sen kertaisen vierailusi ajan, että pysyviä evästeitä, joita säilytetään pitempiä aikoja useiden selailukertojen yli. Osa näistä evästeistä on suoraan vierailemallasi sivustoa hallinnoivan toimijan (kuten Suomen sairaanhoitajaliitto ry) evästeitä ja osa sivustolla palveluita tarjoavien kolmansien osapuolten (kuten analytiikkayhtiöt) evästeitä. Lisätietoja Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n sivustolla käytetyistä evästeistä saat selaimesi eväste –asetusten kautta.

Voit estää tai poistaa evästeet käytöstä taikka muutoin hallinnoida evästeitä käyttämäsi selaimen asetuksista. On kuitenkin hyvä huomioida, että evästeiden käytön estäminen voi vaikuttaa sivuston joihinkin toiminnallisuuksiin etkä eston jälkeen enää välttämättä pääse hyötymään kaikista verkkosivustomme ominaisuuksista.

 

Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

Päivitetty 25.5.2018

1. REKISTERIN PITÄJÄ

Suomen sairaanhoitajaliitto ry

Käynti- ja postiosoite: Asemamiehenkatu 2, 00520 Helsinki

Puh. 010 321 3320

2. REKISTERIN NIMI

Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n jäsenrekisteri

3. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Jäsenyys Suomen Sairaanhoitajaliitto ry:n

  • alueyhdistyksissä
  • rekisteri liittomaksujen perimistä varten
  • jäsenlajit
  • jäsenlehtien rekistereiden ylläpito

4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

  • Jäsentietojen tallentaminen ja ylläpito
  • Jäsenmaksujen perinnän seuranta
  • Järjestörakenteen ylläpito
  • Sairaanhoitaja- lehden printti ja digilehden tilaajarekisterin ylläpito ja lehden postitus
  • Tutkiva hoitotyö -digilehden tilaajarekisterin ylläpito
  • Jäsenyyteen liittyvien tuotteiden ja tarvikkeiden postitus, esim. jäsenmerkki
  • Sairaanhoitajaliiton ja alueyhdistysten luottamustehtävät sekä järjestön luottamustehtäviin liittyvät postitukset
  • Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n jäsenille suunnatut tutkimukset ja selvitykset
  • Uutiskirjeet
  • Verkkoportfolio, johon sisältyy mm. apuraha- ja erityispätevyysnimikehakemusten käsittely ja arkistointi
  • Jäseneduista tiedottaminen

5. REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIETOTYYPIT

Jäsenrekisterissä jäsenen tiedot:

  • Henkilötunnus
  • Jäsennumero
  • Sukunimi
  • Etunimet
  • Kutsumanimi
  • Aikaisempi sukunimi
  • Osoite
  • Postitoimipaikka
  • Ammatillinen peruskoulutustieto
  • Alueyhdistys
  • Lehden tilaus
  • Kieli
  • Maakoodi
  • Liittymispäivämäärä
  • Luottamustehtävät järjestön kaikilla tasoilla
  • Puhelinnumerot
  • Sähköpostiosoitteet
  • Sukupuoli
  • Jäsenlajit
  • Jäsenyyden alkamispäivä
  • Jäsenyyden päättymispäivä
  • Jäsenyyden päättymisen syy
  • Jäsenmaksuperuste
  • Jäsenmaksuperusteen, alku- ja päättymispäivä
  • Työnantaja
  • Työpaikka
  • Työpiste
  • Palvelussuhteen laatu
  • Palvelussuhteen alkamispäivä
  • Ammattinimike
  • Oppilaitos
  • Opiskelijoiden suuntautumislinja
  • Tutkinto
  • Valmistumispäivä
  • Markkinoinnin esto
  • Yritysmuoto
  • Jäsenyyden alkamis- ja loppumispäivä
  • Yrityksen Y-tunnus
  • Yrityksen koko (otetaan käyttöön v. 2018 aikana)
  • Toimiala
  • Jäsenlaskun laskutuspäivämäärä ja viimeisin maksupäivämäärä
  • Laskun tila
  • Maksutyyppi: euromääräinen

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

  • Paperilla: jäsenten allekirjoittamat jäsenhakemuslomakkeet, muutosilmoituslomakkeet ja muut satunnaiset jäsentietojen päivityslomakkeet, sekä muut jäsenten ilmoitukset
  • Sähköisesti: jäsenhakemus- ja muutoslomakkeet sekä -tiedot
  • Puhelimitse: jäsenyyteen liittyvät muutokset ja eroamiset
  • Pankkien ilmoitukset tilille saapuvista maksuista
  • VRK ja Bisnode: osoite- ja yhteystietojen muutosilmoitukset
  • Tehyn jäsenrekisteriin ilmoitetut muutostiedot

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

  • Sairaanhoitajaliiton jäsensivuille ja sähköisiin palveluihin kirjautumisiin tarvittavat tiedot
  • Alueyhdistykselle tiedot omaan alueyhdistyksen jäsenistä lajeittain kerran vuodessa

Tietoja ei siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto toimitetaan Tehyyn, jossa se skannataan sähköiseen muotoon ja paperimateriaali tuhotaan tietoturvallisesti.

Sähköisesti käsiteltävä tiedot
Sähköiset rekisteritiedot ovat järjestelmän käyttöoikeudet omaavien Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n toimihenkilöiden käytössä työtehtävien hoitamista varten. Lisäksi kussakin alueyhdistyksessä on yhdellä luottamustehtävässä toimivalla henkilöllä (pääsääntöisesti alueyhdistyksen puheenjohtajalla) käytössään selailuoikeudet. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä.

Rekisteri toimii Tehyn palveluntarjoajan konesaliin asennetuilla palvelimilla.

Rekisteristä otetaan varmistukset määritellyn proseduurin mukaisesti päivittäin, viikoittain ja kuukausittain. Varmuuskopioiden käsittelyvaltuudet on määritelty sopimuksella palveluntarjoajan kanssa.

Rekisterin ylläpito- ja huoltotöihin liittyvistä käyttöoikeuksista on sovittu erikseen palveluntarjoajan kanssa.

Jäsenrekisterin suojaus:
Suomen sairaanhoitajaliitto ry:n henkilöstön ja alueyhdistyn luottamustehtävässä toimivan henkilön käytössä olevassa Kilta -jäsenrekisterissä tiedot ovat salattuja. Jäsenellä itsellään on katseluoikeus rajattuun määrään tietoja. Tietoliikenne jäsenpalvelussa on salattua, jäsen näkee vain omat tietonsa.

9. TARKASTUSOIKEUS

Rekisterin käyttäjällä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot sekä saada niistä kopio pyydettäessä (EU tietosuoja-asetus).

10. TIEDON KORJAAMINEN

Rekisterinpitäjä korjaa tai poistaa ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.