Vuoronvaihto. Hoitajat ottavat kahvikupit käteensä ja vetäytyvät kansliaan suljettujen ovien taakse pitämään raporttia. Asukkaat jäävät käytäville tai huoneisiinsa ilman valvontaa. Tämä on mielikuva, joka usein sävyttää omaisten näkökulmaa vanhainkodin arjesta.
Seniorisäätiö käynnisti vuosi sitten muutosvalmennuksen, jossa työyhteisön jäsenet saivat luoda uusia käytäntöjä sekä ideoida ja kokeilla kehityshankkeita, jotka jollain tavalla parantaisivat heidän asiakkaidensa elämänlaatua.
Seniorisäätiön Antinkodin Anastasia-ryhmäkoti otti suuren haasteen ilolla vastaan ja jonkin aikaa pohdittuaan päätyi raportoinnin ja kirjaamisen kehittämiseen. Jokainen tiimissä oli sitä mieltä, että suullista raportointia voisi vähentää. Suurin osa hoitoalalla työskentelevistähän on tottunut siihen, että hoitajat pitävät raportteja vuoron vaihtuessa, mutta tämän tottumuksen me päätimme kyseenalaistaa ja kumota.
Hyvää ja laadukasta kirjaamista Seniorisäätiössä on aina pidetty arvossaan. Joka osastolla on RAI- ja kirjaamisvastaavat, jotka käyvät säännöllisesti kirjaamistyöryhmissä, jossa päivitetään, kehitetään ja uudistetaan kirjaamiseen liittyviä asioita.
Kirjaaminen, hoitosuunnitelmat ja RAI-mittarit ovat yksi tärkeimmistä hoitajien työvälineistä. Laadukkaalla kirjaamisella turvataan asiakkaan hyvinvointi, tehdyn työn näkyvyys sekä asiakkaiden, hoitajien ja työnantajien oikeusturva.
Niinpä kun kirjaaminen oli kunnossa, oli helppo lähteä kehittämään ns. hiljaista raportointia. Hiljainen raportti tarkoittaa, että suullisen raportin sijaan päivän tapahtumat luetaan Hilkka-järjestelmästä.
Hiljaisella raportoinnilla yritetään välttää suullisen raportin ongelmat: kuultu asia ei näy missään, eikä tieto välttämättä välity eteenpäin, eikä sitä voi tallentaa, minkä lisäksi tieto voi muuttua matkalla. Lisäksi suullinen raportointi saattaa lähteä sivuteille, kuten hoitajien omien kuulumisten vaihtamiseen. Aikaa menee valtavasti hukkaan.
Se, mitä suullisesti puhutaan, on hyvä lisä raportoinnissa, mutta tiedonvälityksen tulee perustua ensisijaisesti kirjattuun tietoon. Siksi me Anastasia-ryhmäkodissa emme pidä enää perinteistä suullista raporttia työvuoron vaihtuessa. Mitä se käytännössä tarkoittaa?
Vuoro vaihtuu, iltavuorolaiset tulevat asukkaiden luokse, ja työt jatkuvat keskeytyksettä. Valmistellaan asukkaiden iltapäivää ja ollaan läsnä. Yksi voi lähteä ulos asukkaan kanssa, toinen konserttiin, kolmas lukea asukkaille kirjaa tai päivän lehteä.
Kaikille on kuitenkin selvää, että työvuoroon tullessa luetaan ensimmäisenä päivän tapahtumat ja muut kirjatut asiat Hilkka-järjestelmästä. Jos on ollut useamman päivän poissa, on tärkeää lukea kirjaukset pidemmältä ajalta. Hiljainen raportointi ei poissulje normaalia kommunikaatiota – hoitajat saavat puhua.
Se, että puhutaan päivän akuutit tai muut tärkeät yksityiskohdat, täydentää hiljaista raporttia, mutta se ei välttämättä vaadi suljettuja ovia eikä jokaisen hoitajan istumista raportilla samanaikaisesti. Hoitoyksikössä, jossa asiakkaat ovat pitkäaikaishoidossa, ei yleensä tapahdu suuria muutoksia nopeassa tahdissa. Lisäksi hoitajat tuntevat asukkaat hyvin. Pidämme tiimipalaverin kerran kolmessa viikossa, jolloin käymme asukkaat läpi yksitellen ja voimme samalla päivittää hoitosuunnitelmat.
Yli puoli vuotta olemme noudattaneet hiljaista raportointia, josta on tullut pysyvä käytäntö. Voimme vain onnitella itseämme, sillä meillä muutos tapahtui yllättävän kitkattomasti.
Mikään ei kuitenkaan tule koskaan täysin valmiiksi, kuten valmennuksen aikana olemme oivaltaneet. Jotta uudistuksesta tulee pysyvä osa arkea, on jokaisen tiimiläisen sitouduttava ja hyväksyttävä uusi toimintatapa. Kehittäminen on jatkuva prosessi, joka vaatii säännöllistä arviointia.
Tekstin on kirjoittanut muutosvalmennuksessa mukana oleva Antinkodin Anastasia-tiimi Niina Ojala- Virtasen johdolla.
