Hoitotyössä on nykyisin yksi pysyvä asia, ja se on muutos. Esimiesten vastuulla on, että muutokset toteutetaan jouhevasti ja henkilöstöä kohtuuttomasti kuormittamatta.
Pääkaupunkiseudulla on meneillään jättihanke: sosiaali- ja terveydenhuollon yhdistävän tietojärjestelmän Apotin käyttöönotto. Mukana ovat kaikki pääkaupunkiseudun kunnat ja HUS Helsingin yliopistollinen sairaala. Muutos koskee noin 47 000 terveydenhuollon ammattilaista.
Järjestelmä on jo käytössä suurelta osin Vantaata, ja tänä keväänä mukaan liittyy HUS kokonaisuudessaan, myös HUSin lasten ja nuorten toimiala Uudessa lastensairaalassa, Jorvissa ja Naistenklinikalla.
Ylihoitaja Petra Marjamaa, miten esimiehen tulee luotsata organisaatiotaan isossa muutoksessa?
– Kaikkein tärkeintä on, että toimintamalleista sovitaan yhdessä ja että sovitusta pidetään kiinni. Jos ihmiset lähtevät soveltamaan omia ideoitaan, on iso riski, että asiat menevät pieleen.
Marjamaalla on paljon kokemusta muutosten johtamisesta. Tähän asti suurin ponnistus oli osallistuminen Uuden lastensairaalan toiminnan suunnitteluun ja kokonaisen sairaalan siirtymiseen uusiin tiloihin.
Yksin Uudessa lastensairaalassa uutta tietojärjestelmää käyttää yli 350 hoitajaa ja lääkärit päälle. Henkilöstön koulutus alkaa helmi–maaliskuussa.
– Apotin logiikka on ihan toisenlainen kuin aiemman tietojärjestelmän, eli se muuttaa myös työn tekemisen tapoja. Vantaalla Peijaksen sairaalaan käyttöönotto lasten ja nuorten osalta toimi eräänlaisena pilottina, ja sieltä opittuna työnkuvia ja prosesseja pyritään nyt tekemään ennen käyttöönottoa.
H-hetkellä jokaisella osastolla on omat tukihenkilöt ja päivittäisjohtamisen taulu, johon päivitetään esimerkiksi yhteyshenkilöiden nimet, aikataulut ja jokaisen yksikön kolme suurinta haastetta.
Odotettavissa on, että alkuun koko sairaalan toiminta voi hidastua. Harkinnassa onkin, voiko esimerkiksi poliklinikoiden toimintaa supistaa hetkellisesti. Osastoille yritetään myös saada lisähenkilökuntaa.
– Osaajat eivät kasva puissa. Jännittäväksi koko kevään tilanteen tekee se, että Tehy valmistautuu työtaisteluun.
Esimiesten pitää myös näkyä osastoilla ja kertoa viestiä henkilökohtaisesti.
Jo nyt on sovittu, että käyttöönoton aikana avainhenkilöt pitävät aamuisin pikapalaverin, jossa käydään läpi mahdolliset ongelmatilanteet.
– Jos jokin asia ei mitenkään näytä toimivan, niin sekä esimiesten, mutta myös Apotti-organisaation ja tukihenkilöiden tehtävänä on katsoa, että asiaan löytyy ratkaisu. Tarvittaessa käytäntöä täytyy muuttaa nopeastikin järjestelmän sallimissa rajoissa.
Marjamaa kokee, että esimiehen rooli muutoksessa on monitahoinen. Hänen täytyy olla paitsi jämäkkä suunnannäyttäjä, myös osata tsempata, kuunnella, sparrata ja ottaa vastaan palautetta.
Kaikki kehittämisideat pitää ottaa kiitollisuudella vastaan, vaikka ne eivät olisi toteuttamiskelpoisia. Puhdasta purnaustakin pitää pystyä kuuntelemaan, koska muuten voi vaikuttaa siltä, ettei esimies ole sitoutunut muutokseen.
Esimiehen on oltava näkyvästi esillä arjessa, koska muutoksen keskellä tiedonkulun tarve korostuu.
– Sähköposti on hyvä väline, mutta se ei mitenkään riitä. Hoitotyön arjessa nopeasti luettu viesti ei välttämättä jää muistiin. Siksi esimiesten pitää myös näkyä osastoilla ja kertoa viestiä henkilökohtaisesti.
Marjamaalta kysytään toisinaan, voisiko jo pian olla rauhallisempi hetki, jolloin muutoksia ei tulisi.
– Ymmärrän, että tätä kysytään, koska me emme kuitenkaan ole niin tottuneita muutokseen kuin esimerkiksi teollisuudessa ollaan.
– Koko ajan kuitenkin tulee jotain uutta. Toiminnan uudelleen organisointia, osastojen yhdistämisiä, henkilöstön siirtoja ja yt-neuvottelujakin. Meidän on vain opittava elämään niin, että toiminta ei kangertele muutoksessa.
Teksti Suvi Leppiniemi
Kuva Shutterstock
Sairaanhoitaja ja terveystieteiden maisteri Petra Marjamaa on Uuden lastensairaalan ylihoitaja ja Tehyn johtamiskoulun mentori.
Artikkeli on julkaistu Sairaanhoitaja-lehdessä 2/2020. Lue koko lehti.
