Rekisteriseloste
Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
Päivitetty 25.5.2018
1. REKISTERIN PITÄJÄ
Suomen Sairaanhoitajat ry (ent. Suomen sairaanhoitajaliitto ry)
Käynti- ja postiosoite: Asemamiehenkatu 2, 00520 Helsinki
Puh. 010 321 3320
2. REKISTERIN NIMI
Suomen Sairaanhoitajat ry:n jäsenrekisteri
3. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Jäsenyys Suomen Sairaanhoitajat ry:ssä tai
- alueyhdistyksissä
- rekisteri liittomaksujen perimistä varten
- jäsenlajit
- jäsenlehtien rekistereiden ylläpito
4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
- Jäsentietojen tallentaminen ja ylläpito
- Jäsenmaksujen perinnän seuranta
- Järjestörakenteen ylläpito
- Sairaanhoitaja- lehden printti ja digilehden tilaajarekisterin ylläpito ja lehden postitus
- Tutkiva hoitotyö -digilehden tilaajarekisterin ylläpito
- Jäsenyyteen liittyvien tuotteiden ja tarvikkeiden postitus, esim. jäsenmerkki
- Suomen sairaanhoitajien ja alueyhdistysten luottamustehtävät sekä järjestön luottamustehtäviin liittyvät postitukset
- Suomen Sairaanhoitajat ry:n jäsenille suunnatut tutkimukset ja selvitykset
- Uutiskirjeet
- Verkkoportfolio, josta haetaan erityispätevyysnimikettä, sen käsittely ja arkistointi
- Jäseneduista tiedottaminen
5. REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIETOTYYPIT
Jäsenrekisterissä jäsenen tiedot:
- Henkilötunnus
- Jäsennumero
- Sukunimi
- Etunimet
- Kutsumanimi
- Aikaisempi sukunimi
- Osoite
- Postitoimipaikka
- Ammatillinen peruskoulutustieto
- Alueyhdistys
- Lehden tilaus
- Kieli
- Maakoodi
- Liittymispäivämäärä
- Luottamustehtävät järjestön kaikilla tasoilla
- Puhelinnumerot
- Sähköpostiosoitteet
- Sukupuoli
- Jäsenlajit
- Jäsenyyden alkamispäivä
- Jäsenyyden päättymispäivä
- Jäsenyyden päättymisen syy
- Jäsenmaksuperuste
- Jäsenmaksuperusteen, alku- ja päättymispäivä
- Työnantaja
- Työpaikka
- Työpiste
- Palvelussuhteen laatu
- Palvelussuhteen alkamispäivä
- Ammattinimike
- Oppilaitos
- Opiskelijoiden suuntautumislinja
- Tutkinto
- Valmistumispäivä
- Markkinoinnin esto
- Yritysmuoto
- Jäsenyyden alkamis- ja loppumispäivä
- Yrityksen Y-tunnus
- Yrityksen koko (otetaan käyttöön v. 2018 aikana)
- Toimiala
- Jäsenlaskun laskutuspäivämäärä ja viimeisin maksupäivämäärä
- Laskun tila
- Maksutyyppi: euromääräinen
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Paperilla: jäsenten allekirjoittamat jäsenhakemuslomakkeet, muutosilmoituslomakkeet ja muut satunnaiset jäsentietojen päivityslomakkeet, sekä muut jäsenten ilmoitukset
Sähköisesti: jäsenhakemus- ja muutoslomakkeet sekä -tiedot, jäsenten itse tekemät muutokset asiointipalveluun
Puhelimitse: jäsenyyteen liittyvät muutokset ja eroamiset
Pankkien ilmoitukset tilille saapuvista maksuista
VRK ja Bisnode: osoite- ja yhteystietojen muutosilmoitukset
Tehyn jäsenrekisteriin ilmoitetut muutostiedot
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET
Suomen Sairaanhoitajien jäsensivuille ja sähköisiin palveluihin kirjautumisiin tarvittavat tiedot. Alueyhdistykselle tiedot omaan alueyhdistyksen jäsenistä lajeittain kerran vuodessa. Tietoja ei siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.
8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto toimitetaan Tehyyn, jossa se skannataan sähköiseen muotoon ja paperimateriaali tuhotaan tietoturvallisesti.
Sähköisesti käsiteltävä tiedot
Sähköiset rekisteritiedot ovat järjestelmän käyttöoikeudet omaavien Suomen Sairaanhoitajat ry:n toimihenkilöiden käytössä työtehtävien hoitamista varten. Lisäksi kussakin alueyhdistyksessä on enintään kolmella luottamustehtävässä toimivalla henkilöllä (alueyhdistyksen puheenjohtajalla, varapuheenjohtajalla ja sihteerillä) käytössään selailuoikeudet. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä.
Rekisteri toimii Tehyn palveluntarjoajan konesaliin asennetuilla palvelimilla.
Rekisteristä otetaan varmistukset määritellyn proseduurin mukaisesti päivittäin, viikoittain ja kuukausittain. Varmuuskopioiden käsittelyvaltuudet on määritelty sopimuksella palveluntarjoajan kanssa.
Rekisterin ylläpito- ja huoltotöihin liittyvistä käyttöoikeuksista on sovittu erikseen palveluntarjoajan kanssa.
Jäsenrekisterin suojaus:
Suomen Sairaanhoitajat ry:n henkilöstön ja alueyhdistyn luottamustehtävässä toimivan henkilön käytössä olevassa Kilta -jäsenrekisterissä tiedot ovat salattuja. Jäsenellä itsellään on katseluoikeus rajattuun määrään tietoja. Tietoliikenne jäsenpalvelussa on salattua, jäsen näkee vain omat tietonsa.
9. TARKASTUSOIKEUS
Rekisterin käyttäjällä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot sekä saada niistä kopio pyydettäessä (EU tietosuoja-asetus).
10. TIEDON KORJAAMINEN
Rekisterinpitäjä korjaa tai poistaa ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
