Tietosuojaseloste: Suomen Sairaanhoitajat ry:n (ent. Suomen sairaanhoitajaliitto ry) jäsenrekisteri – Sairaanhoitajat
1. Johdanto
Suomen Sairaanhoitajat ry on rekisteröity yhdistys, jonka toiminnassa on sovellettava yhdistyslakia (yhdistyslaki 1989/503). Yhdistyslain §11 mukaan yhdistyksen jäsenistä on hallituksen pidettävä luetteloa. Luetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Suomen Sairaanhoitajat ry:n säännöissä jäsenluettelon pitäminen on hallituksen tehtävä ja jäsenrekisteriä pidetään yhdistyslain vaatimusten mukaan. Tehy vastaa yhteistyöjärjestöjen toimivasta jäsenrekisteristä ja ylläpitää yhteistyöjäsenten jäsentietoja. Edellä mainittujen tietojen lisäksi Suomen Sairaanhoitajat ry kerää toimintansa toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja rekisteriin.
Suomen Sairaanhoitajat ry:n sääntöjen §8 mukaan sen jäseniksi voidaan hyväksyä rekisteröidyt alueyhdistykset ja liitännäisjäsenet, joiden säännöt valtuusto on hyväksynyt ja jotka sitoutuvat noudattamaan Suomen Sairaanhoitajien sääntöjä ja toimielinten päätöksiä. Suomen Sairaanhoitajien varsinaisiksi jäseniksi voidaan myös hyväksyä luonnollisia henkilöitä (henkilöjäseniä). Henkilöjäsenten ja alueyhdistysten jäsenten on oltava sairaanhoitajan, terveydenhoitajan, kätilön tai ensihoitajan (AMK) tutkinnon suorittaneita henkilöitä. Alueyhdistyksen opiskelijajäseniksi voivat päästä sairaanhoitajiksi, terveydenhoitajiksi, kätilöiksi tai ensihoitajaksi (AMK) opiskelevat. Lisäksi liitännäisjäseniksi pääsevät sellaiset rekisteröidyt yhdistykset, joiden jäsenistä enemmistön on oltava sairaanhoitajan, terveydenhoitajan, kätilön tai ensihoitajan (AMK) tutkinnon suorittaneita tai näihin tutkintoihin opiskelevia henkilöitä. Kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa.
Suomen Sairaanhoitajat ry käsittelee henkilötietoja huolellisesti ja noudattaa niiden käsittelyssä tietosuojalainsäädäntöä ja tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä perusperiaatteita sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa.
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan aina seuraavia periaatteita:
- henkilötiedot on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn henkilön kannalta läpinäkyvästi
- henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla
- henkilötietojen on oltava asianmukaisia, olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään
- henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja ajan tasalla. Kaikki käsittelyn tarkoituksiin nähden havaitut epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan
- henkilötiedot on säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten
- henkilötietoja on käsiteltävä tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia.
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa
2. Henkilötietojen käsittely
Henkilötietojen keräämisen tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen kerääminen ja käsittely perustuu lakiin, sopimukseen, oikeutettuun etuun tai henkilön antamaan suostumukseen.
Suomen Sairaanhoitajat ry kerää toiminnan kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät Suomen Sairaanhoitajien sääntömääräiseen tarkoitukseen ja tehtäviin (Suomen Sairaanhoitajat ry:n säännöt §2 ja §3). Suomen Sairaanhoitajat ry:n tarkoituksena on edistää hoitotyön palveluja yhteistyössä väestön kanssa, lisätä sairaanhoitajan, terveydenhoitajan, kätilön ja ensihoitajan (AMK) asiantuntemusta ja ammatillista hyvinvointia, valvoa ja kehittää hoitotyön professiota ja sen asemaa sekä valvoa itsenäisten ammatinharjoittajien ja yrittäjien asemaa.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi Suomen Sairaanhoitajat järjestää ja tukee opinto- ja koulutustoimintaa, alan tutkimustoimintaa, harjoittaa julkaisu- ja tiedotustoimintaa, tekee esityksiä ja aloitteita sekä antaa lausuntoja ja palkkiosuosituksia, ylläpitää yhteyksiä koti- ja ulkomaisiin järjestöihin sekä osallistuu alan kansainväliseen toimintaan ja ohjaa ja tukee alueyhdistysten sekä verkostojen toimintaa.
Kerättävät henkilötiedot
Suomen Sairaanhoitajat ry:n jäsenrekisteri sisältävää henkilötietoja Suomen Sairaanhoitajat ry:n jäsenistä.
Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia henkilöä tai hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi. Jotta tietoa voidaan pitää lain tarkoittamana henkilötietona, tiedon tulee olla tallennettu käsin, koneellisesti tai sähköisesti. Siten mm. työnantajan käsin tekemät muistiinpanot esimerkiksi työhaastattelussa, tietokoneen muistiin tallennetut tiedot, kulunvalvontalaitteen rekisteriin tallentuvat tiedot ja puhelimen käytöstä syntyvät tiedot katsotaan henkilötiedoiksi. Näin ollen yksinomaan suullinen tieto ei ole henkilötieto, jollei se perustu rekisteriin tallennettuun tai rekisteristä luovutettuun tietoon.
Kerättäviä tietoja ovat mm:
- Henkilön yksilöintiin ja tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten nimi ja henkilötunnus
- Yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Henkilöstöhallinnon ja -etuuksien hoitoon liittyvät tiedot
- Lainsäädäntövelvoitteiden täyttämisen edellyttämät tiedot
- IT-palveluiden ja -järjestelmien käyttötiedot
- Valvonta- ja hallintajärjestelmien keräämät tiedot
Henkilötietojen tietolähteet
Henkilötiedot kerätään ensi sijaisesti jäseneltä itseltään joko suullisesti tai kirjallisesti. Tiedot voivat olla Suomen Sairaanhoitajat ry:n keräämiä tai sen toimeksiannosta kerättyjä tietoja. Yhdistysten henkilöjäsenten tietoja ylläpidetään siten, että viimeisin tieto on kaikkien rekistereiden käytettävissä. Jäsentietoja käsitellään Suomen Sairaanhoitajat ry:n tai Tehyn toimesta.
Jäsenten henkilötietoja päivitetään ulkopuolisista järjestelmistä sopimusten perusteella.
Henkilötietojen käsittely
Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tietosuojaperiaatteita noudatetaan kaikissa henkilötietojen käsittelyvaiheissa.
Tietoja käsitellään vain niiden henkilöiden toimesta, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn. Käsittelyoikeus voi syntyä työsuhteen tai luottamustehtävän perusteella. Henkilötietoja käsittelevien tietoturvatietoisuus ja osaaminen varmistetaan säännöllisellä koulutuksella ja ajantasaisilla ohjeilla.
Henkilötietoja käsitellään useissa eri tietojärjestelmissä, jotka ovat joko Suomen Sairaanhoitajat ry:n omassa hallinnassa tai sen kumppaneiden hallinnoimia. Suomen Sairaanhoitajilla on kumppaneidensa kanssa voimassa olevat tietoturva-asetuksen mukaiset sopimukset.
Sopimusten mukaisesti henkilötietojen käsittelijöiltä on varmistettu, että niiden suorittama henkilötietojen käsittely täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimukset.
Suomen Sairaanhoitajat ry on toteuttanut ja varmistanut tietosuojaperiaatteiden täytäntöönpanoa varten asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä tarkoitetaan suojatoimenpiteitä kuten esimerkiksi henkilöstön koulutusta, henkilöstölle annettuja ohjeita ja määräyksiä, salassapitositoumuksia, tilavalvontaa ja tietojärjestelmien tietoturvamenettelyjä.
Henkilötietojen luovutus
Osa Suomen Sairaanhoitajat ry:n henkilötietojen käsittelystä toteutetaan kolmannen osapuolen toimesta Suomen Sairaanhoitajien toimeksiannosta. Nämä kumppanit noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset.
Kumppaneiden kanssa on kirjallinen sopimus, jossa on määritelty henkilötietojen käsittelyn kohde, tarkoitus ja kesto sekä sovittu käsiteltävät henkilötiedot.
Suomen Sairaanhoitajat ry ei myy eikä lähtökohtaisesti luovuta jäsentietoja. Poikkeuksena
luovutukselle ovat:
- yhteistyöjärjestöjen jäsentietojen ylläpitoon tai laskutukseen liittyvä luovutus
- vakuutusyhtiölle, vakuutusturvan saamiseksi tehtävä luovutus
- tutkimuskäyttöön kun kyseessä on tutkimus, jossa Suomen Sairaanhoitajat ry on
osallisena ja siitä on erikseen päätetty - Toimihenkilöarkisto
- Verottaja
- Väestörekisteri
Suomen Sairaanhoitajat ry ei siirrä henkilötietoja EU ja ETA -alueiden ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietojen säilytysajat perustuvat lakiin ja Suomen Sairaanhoitajat ry:n päätöksiin. Tietosuojaperiaatteiden mukaisesti emme säilytä jäsenistä vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja.
3. Rekisteröidyn oikeudet
Henkilötiedot
Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista. Pyynnön
esittämiselle ei ole säädetty määrämuotoa. Jäsenyys tarkistetaan pyynnön yhteydessä.
Tiedot toimitetaan pääsääntöisesti yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa.
Tietosuoja-asetuksen mukainen reagointiaika on yksi kuukausi. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.
Tietojen oikaisu ja unohdetuksi tuleminen
Rekisteröidyllä on oikeus tietyin poikkeuksin tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen sekä niin kutsuttu oikeus tulla unohdetuksi.
Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus, johon käsittely on perustunut. Mikäli henkilötietojen käsittelylle ja säilyttämiselle on laillinen peruste, Suomen Sairaanhoitajat ry huolehtii tietojen poistamisesta säilytysajan päätyttyä.
Henkilötietojen siirtäminen
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa. Oikeus edellyttää, että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tehdään automatisoidusti.
Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen
Henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella voidaan vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa tähän merkittävästi vastaavalla tavalla.
Ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Suomen Sairaanhoitajat ry:llä on velvollisuus ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa. Oikeus astuu voimaan, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille, esimerkiksi identiteetinvarkauksien, maksuvälinepetosten tai muun rikollisen toiminnan muodossa.
Mihin voit ottaa yhteyttä?
Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja pyynnöt esitetään ensisijaisesti rekisterinpitäjälle osoitteessa: verkkopalvelut@sairaanhoitajat.fi
4. Suomen Sairaanhoitajat ry:n käyttämät evästeet
Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta ymmärrämme paremmin millaisesta sisällöstä sivustomme kävijät ovat kiinnostuneita. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat eri selaimet. Evästeet eivät liiku verkossa itsekseen, vaan ne asetetaan käyttäjän päätelaitteelle ainoastaan käyttäjän kutsuman sivuston mukana. Vain evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä. Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eikä evästeitä voi käyttää ohjelmien käyttämiseen tai haittaohjelmien levittämiseen.
Javascriptin ja palvelinlokien avulla voimme kerätä tietoja siitä, miten ja milloin palvelujamme käytetään: esimerkiksi miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt palveluun, milloin ja mitä www-sivujamme käyttäjä on selannut, mitä selainta käyttäjä käyttää, mikä on käyttäjän näytön tarkkuus, laitteen käyttöjärjestelmä ja sen versio sekä IP-osoite.
Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden käytön tarkoituksena on analysoida ja kehittää palvelujamme edelleen käyttäjiä paremmin palveleviksi. Tekniikat muun muassa mahdollistavat sen, että käyttäjän ei halutessaan tarvitse syöttää käyttäjätunnuksia, salasanoja ja personointivalintoja joka kerta uudelleen.
Hyödynnämme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita palveluidemme kävijämäärien tilastollisessa seurannassa sekä mitataksemme mainonnan tehoa. Voimme kerätä esimerkiksi tietoa markkinointisähköposteista ja uutiskirjeistä selvittääksemme, onko viestit avattu ja onko niiden perusteella tehty toimenpiteitä. Sivustojemme käytettävyyden parantamiseksi voimme tehdä lyhytkestoisia tutkimuksia, joissa voimme tallentaa myös tiedon käyttäjän hiiren liikkeestä ja klikeistä tietyllä sivulla.
Käytämme sekä istuntokohtaisia evästeitä, jotka säilyvät vain sen kertaisen vierailusi ajan, että pysyviä evästeitä, joita säilytetään pitempiä aikoja useiden selailukertojen yli. Osa näistä evästeistä on suoraan vierailemallasi sivustoa hallinnoivan toimijan (kuten Suomen Sairaanhoitajat ry) evästeitä ja osa sivustolla palveluita tarjoavien kolmansien osapuolten (kuten analytiikkayhtiöt) evästeitä. Lisätietoja Suomen Sairaanhoitajat ry:n sivustolla käytetyistä evästeistä saat selaimesi eväste –asetusten kautta.
Voit estää tai poistaa evästeet käytöstä taikka muutoin hallinnoida evästeitä käyttämäsi selaimen asetuksista. On kuitenkin hyvä huomioida, että evästeiden käytön estäminen voi vaikuttaa sivuston joihinkin toiminnallisuuksiin etkä eston jälkeen enää välttämättä pääse hyötymään kaikista verkkosivustomme ominaisuuksista.
